Regfortis
Απογραφή συστημάτων ΑΙ Κανονισμού ΑΙ ΕΕ: πρακτικός οδηγός και πρότυπο για ΜΜΕ
Μια απογραφή συστημάτων ΑΙ — δομημένο αρχείο κάθε εργαλείου ΑΙ που χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας — είναι το βασικό θεμέλιο για τη συμμόρφωση με τον Κανονισμό ΑΙ ΕΕ. Χωρίς να γνωρίζετε τι ΑΙ χρησιμοποιείτε, δεν μπορείτε να εκπληρώσετε τις υποχρεώσεις Article 4, Article 50 ή Article 26. Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι να συμπεριλάβετε και πώς να το δημιουργήσετε.
Τελευταία κανονιστική αναθεώρηση: 14 Αυγούστου 2026 · Regulation (EU) 2024/1689 όπως τροποποιήθηκε από Regulation (EU) 2026/1744
Τι είναι απογραφή συστημάτων ΑΙ;
Μια απογραφή συστημάτων ΑΙ είναι ένα δομημένο μητρώο κάθε συστήματος ΑΙ ή εργαλείου βασισμένου σε ΑΙ που χρησιμοποιεί επαγγελματικά η επιχείρησή σας. Για κάθε σύστημα, η απογραφή καταγράφει τον σκοπό του, τα άτομα που επηρεάζει, τον τρόπο χρήσης του και την κατάσταση συμμόρφωσης βάσει του Κανονισμού ΑΙ ΕΕ.
Σε αντίθεση με ένα γενικό μητρώο περιουσιακών στοιχείων IT, μια απογραφή ΑΙ πηγαίνει πιο μακριά: καταγράφει την ταξινόμηση κινδύνου κάθε συστήματος ΑΙ, ποιες υποχρεώσεις Κανονισμού ΑΙ ΕΕ ισχύουν για αυτό και ποια βήματα συμμόρφωσης έχουν ληφθεί. Είναι ένα ζωντανό έγγραφο που εξελίσσεται καθώς αλλάζουν οι περιπτώσεις χρήσης ΑΙ σας.
Γιατί χρειάζεστε μια για συμμόρφωση Κανονισμού ΑΙ ΕΕ;
Ο Κανονισμός ΑΙ ΕΕ επιβάλλει διαφορετικές υποχρεώσεις ανάλογα με τα συστήματα ΑΙ που χρησιμοποιείτε και τον τρόπο χρήσης τους. Χωρίς πλήρη εικόνα της ΑΙ υποδομής σας, δεν μπορείτε να:
Εκπληρώσετε Article 4 (ψηφιακή δεξιότητα ΑΙ)
Δεν μπορείτε να διασφαλίσετε ότι το προσωπικό έχει "επαρκή ψηφιακή δεξιότητα ΑΙ" για συστήματα που δεν έχετε χαρτογραφήσει. Η απογραφή σας λέει ποιο προσωπικό αλληλεπιδρά με ποιο ΑΙ — και επομένως ποιος χρειάζεται τι υποστήριξη ψηφιακής δεξιότητας.
Συμμορφωθείτε με Article 50 (διαφάνεια)
Χρειάζεστε να γνωρίζετε ποια συστήματα ΑΙ αλληλεπιδρούν με πελάτες ή το κοινό για να εφαρμόσετε τις απαιτούμενες αποκαλύψεις. Η παράλειψη ενός chatbot ΑΙ που αντιμετωπίζει πελάτες από την απογραφή σας σημαίνει κενό αποκάλυψης.
Προετοιμαστείτε για Article 26 (υψηλού κινδύνου ΑΙ)
Εντοπισμός ποιων από τα συστήματα ΑΙ σας εμπίπτουν στο Annex III είναι το πρώτο βήμα. Χωρίς την απογραφή, δεν μπορείτε να ιεραρχήσετε ποια συστήματα χρειάζονται εκτιμήσεις αντίκτυπου θεμελιωδών δικαιωμάτων πριν από Δεκέμβριο 2027.
Ανταποκριθείτε σε εποπτικές ερωτήσεις
Αν αρχή προστασίας δεδομένων, αρχή εποπτείας αγοράς ή το Ευρωπαϊκό Γραφείο ΑΙ ρωτήσει τι συστήματα ΑΙ χρησιμοποιείτε, η απογραφή σάς προσφέρει ένα δομημένο σημείο εκκίνησης για συζητήσεις με τη ρυθμιστική αρχή ή τον σύμβουλο.
Τι μετράει ως "σύστημα ΑΙ" για σκοπούς απογραφής;
Ο Κανονισμός ΑΙ ΕΕ ορίζει σύστημα ΑΙ στο Article 3(1) ως σύστημα βασισμένο σε μηχανή σχεδιασμένο να λειτουργεί με διαφορετικά επίπεδα αυτονομίας που συνάγει αποτελέσματα όπως προβλέψεις, συστάσεις, αποφάσεις ή περιεχόμενο από εισόδους. Δεν πληροί τα κριτήρια κάθε λογισμικό.
Πιθανώς στο πεδίο εφαρμογής — συμπεριλάβετε στην απογραφή
- → Παραγωγικά εργαλεία ΑΙ (ChatGPT, Gemini, Copilot, Claude)
- → Chatbot πελατών βασισμένα σε ΑΙ και εικονικοί βοηθοί
- → Εργαλεία στρατολόγησης ή HR βασισμένα σε ΑΙ
- → Εργαλεία βαθμολόγησης πίστωσης ΑΙ ή αξιολόγησης κινδύνου
- → Εργαλεία δημιουργίας περιεχομένου ΑΙ και δημιουργίας εικόνων
- → Συστήματα φιλτραρίσματος ή διαλογής email βασισμένα σε ΑΙ
- → Αναλυτικά στοιχεία βασισμένα σε μηχανική μάθηση με συστάσεις
Πιθανώς εκτός πεδίου εφαρμογής — μπορεί να εξαιρεθεί
- → Απλή αυτοματοποίηση βάσει κανόνων (δέντρα αποφάσεων if/then)
- → Παραδοσιακά στατιστικά εργαλεία χωρίς στοιχεία μάθησης
- → Βασικοί ορθογραφικοί και γραμματικοί έλεγχοι
- → Λειτουργίες αναζήτησης χωρίς κατάταξη βασισμένη σε ΑΙ
- → Τυπικές ερωτήσεις βάσης δεδομένων και φίλτρα
Σε περίπτωση αμφιβολίας, συμπεριλάβετε το σύστημα στην απογραφή και επισημάνετε την κατάσταση πεδίου εφαρμογής για αναθεώρηση. Μια απογραφή που συμπεριλαμβάνει περισσότερα είναι καλύτερη από ένα κενό.
Πρότυπο απογραφής συστημάτων ΑΙ
Συμπληρώστε μία εγγραφή ανά σύστημα ΑΙ. Μπορείτε να το διατηρείτε ως υπολογιστικό φύλλο, κοινόχρηστο έγγραφο ή εντός του υπάρχοντος μητρώου GDPR/DPIA αν χρησιμοποιείτε ένα. Η τεκμηρίωση του Regfortis Starter Pack περιλαμβάνει επεξεργάσιμη έκδοση προτύπου.
Αναγνώριση συστήματος
Όνομα συστήματος
Όνομα του εργαλείου ΑΙ ή συστήματος (π.χ. "ChatGPT Enterprise", "HireVue Video Interview AI")
Πάροχος
Όνομα της εταιρείας που ανέπτυξε ή παρέχει το σύστημα ΑΙ
Έκδοση / μοντέλο
Αριθμός έκδοσης ή ονομασία μοντέλου όπου είναι γνωστά
Ημερομηνία πρώτης χρήσης
Πότε άρχισε να χρησιμοποιεί αυτό το σύστημα ο οργανισμός σας
Σκοπός και πλαίσιο
Επιχειρηματική λειτουργία
Ποιο τμήμα ή λειτουργία χρησιμοποιεί αυτό το σύστημα (π.χ. HR, Μάρκετινγκ, Οικονομικά, Υποστήριξη πελατών)
Προβλεπόμενος σκοπός
Για τι χρησιμοποιείται το σύστημα — να είστε συγκεκριμένοι (π.χ. "Σύνοψη αιτημάτων υποστήριξης πελατών" έναντι "Κατάταξη υποψηφίων εργασίας")
Επηρεαζόμενα πρόσωπα
Ποιος επηρεάζεται από τα αποτελέσματα του ΑΙ — εργαζόμενοι, πελάτες, υποψήφιοι εργασίας ή το ευρύ κοινό
Τύπος απόφασης
Το αποτέλεσμα του ΑΙ ενημερώνει αποφάσεις που επηρεάζουν σημαντικά ανθρώπους; (Ναι / Όχι / Μερικώς)
Ταξινόμηση κινδύνου
Έλεγχος απαγορευμένης πρακτικής
Επιβεβαιώθηκε ότι δεν εμπίπτει σε καμία απαγορευμένη πρακτική Article 5 (Ναι / Απαιτείται αναθεώρηση)
Κατηγορία Annex III
Ταιριάζει αυτό το σύστημα με περίπτωση χρήσης υψηλού κινδύνου Annex III; (Ναι / Όχι / Αβέβαιο — αναφέρετε κατηγορία αν Ναι)
Επίπεδο κινδύνου
Η αξιολόγησή σας: Ελάχιστος / Περιορισμένος / Υψηλός κίνδυνος
Κατάσταση συμμόρφωσης
Article 4 (ψηφιακή δεξιότητα ΑΙ)
Έλαβε το σχετικό προσωπικό υποστήριξη ψηφιακής δεξιότητας ΑΙ για αυτό το σύστημα; (Ναι / Σε εξέλιξη / Όχι ακόμα)
Article 50 (διαφάνεια)
Αν αντιμετωπίζει χρήστες: έχει τεθεί σε εφαρμογή αποκάλυψη ΑΙ; (Ναι / Δεν εφαρμόζεται / Όχι — απαιτείται ενέργεια)
Article 26 (αναπτύσσων υψηλού κινδύνου)
Αν Annex III: κατάσταση FRIA, κατάσταση εγγραφής βάσης δεδομένων (Δ/Ε αν δεν είναι υψηλού κινδύνου)
Ημερομηνία τελευταίας αναθεώρησης συμμόρφωσης
Ημερομηνία που αναθεωρήθηκε τελευταία η κατάσταση συμμόρφωσης αυτού του συστήματος
Εποπτεία και επαφές
Εσωτερικός υπεύθυνος
Όνομα και ρόλος του ατόμου υπεύθυνου για τη συμμόρφωση αυτού του συστήματος ΑΙ
Τεκμηρίωση παρόχου
Τοποθεσία τεχνικής τεκμηρίωσης παρόχου, σύμβασης επεξεργασίας δεδομένων ή δήλωσης συμμόρφωσης
Ημερομηνία επόμενης αναθεώρησης
Προγραμματισμένη ημερομηνία για επόμενη αναθεώρηση συμμόρφωσης
Πώς να διατηρείτε ενημερωμένη την απογραφή σας
Μια απογραφή που καθυστερεί δημιουργεί κενά συμμόρφωσης. Ενσωματώστε αυτές τις πρακτικές στη ρουτίνα διακυβέρνησης ΑΙ σας:
Ελέγχετε κάθε νέα υιοθέτηση ΑΙ
Πριν κάποιο τμήμα εγγραφεί σε νέο εργαλείο ΑΙ ή υπηρεσία, διοχετεύστε το μέσω σύντομης διαδικασίας εισαγωγής απογραφής. Προσθέστε το σύστημα πριν τεθεί σε λειτουργία.
Τριμηνιαία σάρωση
Κάθε τρίμηνο, ζητήστε από κάθε αρχηγό ομάδας να επιβεβαιώσει ποια εργαλεία ΑΙ χρησιμοποιεί η ομάδα τους. Η υιοθέτηση ΑΙ στη σκιά (εργαλεία που χρησιμοποιούνται χωρίς επίγνωση IT) είναι συνηθισμένη και δημιουργεί αναξιοποίητα κενά συμμόρφωσης.
Ετήσια αναθεώρηση συμμόρφωσης
Μια φορά τον χρόνο, αναθεωρήστε κάθε εγγραφή για αλλαγές κατάστασης συμμόρφωσης — συμπεριλαμβανομένου εάν συστήματα που δεν ήταν κάποτε υψηλού κινδύνου εμπίπτουν τώρα σε κατηγορίες Annex III, ή εάν το κανονιστικό τοπίο έχει αλλάξει.
Ενημέρωση σε αλλαγές παρόχου
Όταν ένας πάροχος εργαλείου ΑΙ κυκλοφορεί σημαντική ενημέρωση, αλλάζει τους όρους επεξεργασίας δεδομένων ή τροποποιεί το μοντέλο ΑΙ στο βάθος του προϊόντος, επαναξιολογήστε την επηρεαζόμενη εγγραφή.
Κοινά λάθη που κάνουν οι ΜΜΕ
- Καταλογισμός μόνο εργαλείων που προμηθεύεται το IT — παράβλεψη εργαλείων ΑΙ που υιοθετούνται απευθείας από τμήματα σε συνδρομές SaaS
- Αντιμετώπιση ΑΙ ενσωματωμένου σε τυπικό λογισμικό παραγωγικότητας (Microsoft 365 Copilot, Google Workspace AI) ως εκτός πεδίου εφαρμογής χωρίς αναθεώρηση
- Δημιουργία της απογραφής μία φορά και ποτέ ενημέρωσή της καθώς υιοθετούνται νέα εργαλεία
- Μη καταγραφή ποιο συγκεκριμένο προσωπικό αλληλεπιδρά με κάθε σύστημα ΑΙ — καθιστώντας αδύνατη τη στόχευση μέτρων ψηφιακής δεξιότητας Article 4
- Παράλειψη συμπερίληψης συμβάσεων επεξεργασίας δεδομένων παρόχων στην απογραφή, αφήνοντας κενό για απαιτήσεις τεκμηρίωσης Annex III
Συχνές ερωτήσεις
Είναι νομική απαίτηση η απογραφή συστημάτων ΑΙ βάσει Κανονισμού ΑΙ ΕΕ;
Ο Κανονισμός ΑΙ ΕΕ δεν απαιτεί από επιχειρήσεις να παράγουν έγγραφο που ονομάζεται ειδικά "απογραφή συστημάτων ΑΙ." Ωστόσο, η διατήρησή της είναι πρακτικά απαραίτητη για την απόδειξη συμμόρφωσης με Article 4 (ψηφιακή δεξιότητα ΑΙ — πρέπει να γνωρίζετε ποια συστήματα ΑΙ χρησιμοποιεί το προσωπικό σας), Article 50 (διαφάνεια — πρέπει να γνωρίζετε ποια συστήματα ΑΙ αλληλεπιδρούν με χρήστες) και τις υποχρεώσεις αναπτύσσοντος Annex III βάσει Article 26, που απαιτούν να εντοπίζετε, αξιολογείτε και εγγράφετε συστήματα ΑΙ υψηλού κινδύνου. Χωρίς απογραφή, η συστηματική συμμόρφωση δεν είναι εφικτή.
Πρέπει το Microsoft 365 Copilot ή ChatGPT Enterprise να βρίσκονται στην απογραφή ΑΙ μου;
Ναι. Τόσο το Microsoft 365 Copilot όσο και το ChatGPT Enterprise είναι συστήματα ΑΙ εντός του πεδίου εφαρμογής του ορισμού Article 3(1) του Κανονισμού ΑΙ ΕΕ. Κάθε εργαλείο ΑΙ που χρησιμοποιεί επαγγελματικά η επιχείρησή σας — συμπεριλαμβανομένων λειτουργιών ΑΙ ενσωματωμένων σε λογισμικό παραγωγικότητας — πρέπει να αξιολογηθεί και να συμπεριληφθεί στην απογραφή σας. Η εγγραφή πρέπει να καταγράφει τον σκοπό του εργαλείου, ποιο προσωπικό αλληλεπιδρά με αυτό και την κατάσταση συμμόρφωσης βάσει Articles 4 και 50.
Πόσο συχνά πρέπει να ενημερώνω την απογραφή συστημάτων ΑΙ μου;
Κατ' ελάχιστον: προσθέστε νέα εγγραφή πριν από οποιοδήποτε νέο εργαλείο ΑΙ τεθεί σε επαγγελματική χρήση, και διεξάγετε ολοκληρωμένη αναθεώρηση συμμόρφωσης τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο. Στην πράξη, πολλές επιχειρήσεις χρειάζονται τριμηνιαίες σαρώσεις για να εντοπίσουν εργαλεία ΑΙ που υιοθετούνται από μεμονωμένα τμήματα εκτός κεντρικής προμήθειας IT. Η απογραφή πρέπει επίσης να αναθεωρείται κάθε φορά που πάροχος κάνει σημαντικές αλλαγές στο μοντέλο ΑΙ ή στους όρους επεξεργασίας δεδομένων.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ απογραφής συστημάτων ΑΙ και Μητρώου Δραστηριοτήτων Επεξεργασίας GDPR;
Ένα Μητρώο Δραστηριοτήτων Επεξεργασίας (ROPA) GDPR τεκμηριώνει όλη την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στον οργανισμό σας. Μια απογραφή συστημάτων ΑΙ εστιάζει ειδικά σε συστήματα ΑΙ και την κατάσταση συμμόρφωσης Κανονισμού ΑΙ ΕΕ. Τα δύο αλληλεπικαλύπτονται όπου τα συστήματα ΑΙ επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα — κάτι που είναι συνηθισμένο — αλλά εξυπηρετούν διαφορετικούς κανονιστικούς σκοπούς. Μπορούν να διατηρούνται ως συνδεδεμένα έγγραφα, με πεδία συμμόρφωσης Κανονισμού ΑΙ ΕΕ που προστίθενται δίπλα στις σχετικές εγγραφές ROPA για δραστηριότητες επεξεργασίας που βασίζονται σε ΑΙ.
Αποκτήστε έτοιμο πρότυπο απογραφής
Τα πακέτα τεκμηρίωσης Regfortis περιλαμβάνουν επεξεργάσιμο πρότυπο απογραφής συστημάτων ΑΙ που αντιστοιχεί εκ των προτέρων σε πεδία συμμόρφωσης Article 4, Article 50 και Annex III. Ξεκινήστε τη δωρεάν αξιολόγησή σας για να δείτε ποιο πακέτο είναι κατάλληλο για την επιχείρησή σας.
Έναρξη δωρεάν αξιολόγησης
Οδηγός Annex III →
Σχετικοί οδηγοί
- Article 4: Απαιτήσεις ψηφιακής δεξιότητας ΑΙ
- Annex III: Οδηγός υψηλού κινδύνου ΑΙ
- Πλήρης λίστα ελέγχου συμμόρφωσης Κανονισμού ΑΙ ΕΕ
- Βασικές προθεσμίες συμμόρφωσης
- Επίσημες κανονιστικές πηγές
- Κανονισμός ΑΙ ΕΕ για ΜΜΕ — πλήρης οδηγός
Αυτός ο οδηγός είναι μόνο για πληροφοριακούς σκοπούς και δεν αποτελεί νομική συμβουλή.