Regfortis
Inventář systémů AI pro Nařízení EU o AI: praktický průvodce a šablona pro malé podniky
Inventář systémů AI — strukturovaný záznam každého nástroje AI, který vaše firma využívá — je základním kamenem souladu s Nařízením EU o AI. Bez znalosti toho, jakou AI využíváte, nemůžete plnit své povinnosti dle Articles 4, 50 nebo 26. Tento průvodce vysvětluje, co zahrnout a jak ho sestavit.
Poslední regulační přezkum: 14. srpna 2026 · Regulation (EU) 2024/1689 ve znění Regulation (EU) 2026/1744
Co je inventář systémů AI?
Inventář systémů AI je strukturovaný registr každého systému AI nebo nástroje s podporou AI, který vaše firma profesně využívá. Pro každý systém inventář zaznamenává jeho účel, dotčené osoby, způsob použití a stav souladu s Nařízením EU o AI.
Na rozdíl od obecného registru IT aktiv jde inventář AI dále: zachycuje klasifikaci rizik každého systému AI, které povinnosti Nařízení EU o AI se na něj vztahují a jaké kroky pro soulad byly podniknuty. Je to živý dokument, který se vyvíjí s tím, jak se mění vaše případy využití AI.
Proč ho potřebujete pro soulad s Nařízením EU o AI?
Nařízení EU o AI ukládá různé povinnosti v závislosti na tom, jaké systémy AI využíváte a jak. Bez úplného přehledu o vašem AI portfoliu nemůžete:
Splnit Article 4 (gramotnost v AI)
Nemůžete zajistit, aby zaměstnanci měli "dostatečnou gramotnost v AI" pro systémy, které jste nezmapovali. Inventář vám říká, kteří zaměstnanci pracují s jakou AI — a tedy kdo potřebuje jakou podporu gramotnosti.
Dodržovat Article 50 (transparentnost)
Potřebujete vědět, které systémy AI interagují se zákazníky nebo veřejností, abyste mohli implementovat požadovaná zveřejnění. Vynechání zákaznického chatbotu AI z inventáře znamená mezeru ve zveřejnění.
Připravit se na Article 26 (AI s vysokým rizikem)
Identifikace toho, které systémy AI spadají pod Annex III, je prvním krokem. Bez inventáře nemůžete upřednostnit, které systémy potřebují posouzení dopadu na základní práva před prosincem 2027.
Reagovat na dotazy dozorčích orgánů
Pokud se orgán na ochranu údajů, orgán dozoru nad trhem nebo Úřad EU pro AI zeptá, jaké systémy AI využíváte, inventář vám poskytne strukturovaný výchozí bod pro jednání s regulátorem nebo poradcem.
Co se počítá jako "systém AI" pro účely inventáře?
Nařízení EU o AI definuje systém AI v Article 3(1) jako systém na strojovém základě navržený k provozu s různými stupni autonomie, který odvozuje výstupy jako predikce, doporučení, rozhodnutí nebo obsah ze vstupů. Ne každý software se kvalifikuje.
Pravděpodobně v rozsahu — zahrnout do inventáře
- → Generativní nástroje AI (ChatGPT, Gemini, Copilot, Claude)
- → Chatboty a virtuální asistenti zákazníků s podporou AI
- → Nástroje pro nábor nebo HR s podporou AI
- → Nástroje AI pro scoring úvěrů nebo hodnocení rizik
- → Nástroje pro generování obsahu a vytváření obrázků s AI
- → Systémy filtrování nebo třídění e-mailů na bázi AI
- → Analytika na bázi strojového učení s doporučeními
Pravděpodobně mimo rozsah — lze vyloučit
- → Jednoduché automatizace na bázi pravidel (rozhodovací stromy if/then)
- → Tradiční statistické nástroje bez komponent učení
- → Základní kontroly pravopisu a gramatiky
- → Vyhledávací funkce bez hodnocení řízeného AI
- → Standardní dotazy a filtry databáze
Pokud si nejste jisti, zahrňte systém do inventáře a označte jeho stav rozsahu k přezkumu. Inventář příliš obsáhlý je lepší než mezera.
Šablona inventáře systémů AI
Vyplňte jeden záznam pro každý systém AI. Můžete ho udržovat jako tabulku, sdílený dokument nebo v rámci vašeho stávajícího registru GDPR/DPIA, pokud ho používáte. Dokumentační balíčky Regfortis Starter Pack obsahují upravitelnou verzi šablony.
Identifikace systému
Název systému
Název nástroje nebo systému AI (např. "ChatGPT Enterprise", "HireVue Video Interview AI")
Poskytovatel
Název společnosti, která systém AI vyvinula nebo dodává
Verze / model
Číslo verze nebo označení modelu, pokud je známo
Datum prvního použití
Kdy vaše organizace začala tento systém používat
Účel a kontext
Obchodní funkce
Které oddělení nebo funkce tento systém využívá (např. HR, Marketing, Finance, Zákaznická podpora)
Zamýšlený účel
K čemu je systém využíván — buďte konkrétní (např. "Sumarizace tiketů zákaznické podpory" vs "Hodnocení uchazečů o zaměstnání")
Dotčené osoby
Kdo je ovlivněn výstupy AI — zaměstnanci, zákazníci, uchazeči o zaměstnání nebo veřejnost
Typ rozhodnutí
Informuje výstup AI rozhodnutí, která výrazně ovlivňují lidi? (Ano / Ne / Částečně)
Klasifikace rizik
Kontrola zakázaných praktik
Potvrzeno, že nespadá pod žádnou zakázanou praktiku dle Article 5 (Ano / Nutný přezkum)
Kategorie Annex III
Odpovídá tento systém případu využití s vysokým rizikem dle Annex III? (Ano / Ne / Nejasné — uveďte kategorii, pokud Ano)
Úroveň rizika
Vaše posouzení: minimální / omezené / vysoké riziko
Stav souladu
Article 4 (gramotnost v AI)
Obdrželi příslušní zaměstnanci podporu gramotnosti v AI pro tento systém? (Ano / Probíhá / Zatím ne)
Article 50 (transparentnost)
Pokud je orientováno na uživatele: je zavedeno zveřejnění AI? (Ano / Nevztahuje se / Ne — vyžaduje akci)
Article 26 (provozovatel s vysokým rizikem)
Pokud Annex III: stav FRIA, stav registrace v databázi (N/A pokud ne s vysokým rizikem)
Datum posledního přezkumu souladu
Datum posledního přezkumu stavu souladu tohoto systému
Dohled a kontakty
Interní vlastník
Jméno a role osoby odpovědné za soulad tohoto systému AI
Dokumentace poskytovatele
Umístění technické dokumentace poskytovatele, dohody o zpracování dat nebo prohlášení o shodě
Datum dalšího přezkumu
Naplánované datum dalšího přezkumu souladu
Jak udržovat inventář aktuální
Inventář, který zaostává, vytváří mezery v souladu. Zabudujte tyto postupy do své rutiny správy AI:
Přezkumejte při každém novém přijetí AI
Před tím, než se jakýkoli tým přihlásí k odběru nového nástroje nebo služby AI, zaveďte stručný inventářní příjem. Přidejte systém před jeho spuštěním.
Čtvrtletní prověrka
Každé čtvrtletí požádejte každého vedoucího týmu, aby potvrdil, které nástroje AI jeho tým používá. Stínové přijímání AI (nástroje používané bez vědomí IT) je běžné a vytváří neodhalené mezery v souladu.
Roční přezkum souladu
Jednou za rok přezkumejte každý záznam z hlediska změn stavu souladu — včetně toho, zda systémy, které dříve nebyly s vysokým rizikem, nyní spadají do kategorií Annex III, nebo zda se regulační prostředí změnilo.
Aktualizujte při změnách poskytovatele
Když poskytovatel nástroje AI vydá významnou aktualizaci, změní podmínky zpracování dat nebo změní AI model tvořící základ jejich produktu, znovu posuďte příslušný záznam.
Běžné chyby malých podniků
- Uvádí pouze nástroje pořízené IT — chybí nástroje AI přímo přijaté odděleními prostřednictvím SaaS předplatného
- Považuje AI zabudovanou ve standardním produktivním softwaru (Microsoft 365 Copilot, Google Workspace AI) za mimo rozsah bez jejího přezkumu
- Vytvoří inventář jednou a nikdy ho neaktualizuje s tím, jak jsou přijímány nové nástroje
- Nezaznamenává, kteří konkrétní zaměstnanci pracují s každým systémem AI — znemožňuje cílení opatření gramotnosti dle Article 4
- Nezahrnuje dohody o zpracování dat poskytovatelů do inventáře, což zanechává mezeru pro požadavky na dokumentaci dle Annex III
Nejčastěji kladené otázky
Je inventář systémů AI zákonným požadavkem vyplývajícím z Nařízení EU o AI?
Nařízení EU o AI nevyžaduje, aby firmy produkovaly dokument nazývaný specificky "inventář systémů AI". Jeho udržování je však prakticky nezbytné k prokázání souladu s Article 4 (gramotnost v AI — musíte vědět, které systémy AI vaši zaměstnanci využívají), Article 50 (transparentnost — musíte vědět, které systémy AI interagují s uživateli) a povinnostmi provozovatele dle Annex III v rámci Article 26, které vyžadují identifikaci, hodnocení a registraci systémů AI s vysokým rizikem. Bez inventáře není systematický soulad dosažitelný.
Musí být Microsoft 365 Copilot nebo ChatGPT Enterprise v mém inventáři AI?
Ano. Microsoft 365 Copilot i ChatGPT Enterprise jsou systémy AI v rozsahu definice Article 3(1) Nařízení EU o AI. Jakýkoli nástroj AI, který vaše firma profesně využívá — včetně funkcí AI zabudovaných v produktivním softwaru — by měl být posouzen a zahrnut do vašeho inventáře. Záznam by měl zaznamenávat účel nástroje, kteří zaměstnanci s ním pracují a jeho stav souladu dle Articles 4 a 50.
Jak často bych měl aktualizovat inventář systémů AI?
Minimálně: přidejte nový záznam před tím, než jakýkoli nový nástroj AI vstoupí do profesního použití, a provádějte komplexní přezkum souladu alespoň jednou ročně. V praxi mnoho firem potřebuje čtvrtletní prověrky, aby zachytily nástroje AI přijaté jednotlivými týmy mimo centrální IT nákup. Inventář by měl být také přezkoumán vždy, když poskytovatel provede výrazné změny ve svém AI modelu nebo podmínkách zpracování dat.
Jaký je rozdíl mezi inventářem systémů AI a záznamy o činnostech zpracování dle GDPR?
Záznamy o činnostech zpracování (ROPA) dle GDPR dokumentují veškeré zpracování osobních údajů ve vaší organizaci. Inventář systémů AI se zaměřuje specificky na systémy AI a jejich stav souladu s Nařízením EU o AI. Obojí se překrývá tam, kde systémy AI zpracovávají osobní údaje — což je běžné — ale slouží různým regulačním účelům. Mohou být udržovány jako propojené dokumenty, přičemž pole souladu s Nařízením EU o AI jsou přidána vedle příslušných záznamů ROPA pro zpracovatelské činnosti řízené AI.
Získejte hotovou šablonu inventáře
Dokumentační balíčky Regfortis obsahují upravitelnou šablonu inventáře systémů AI předmapovanou na pole souladu dle Articles 4, 50 a Annex III. Zahajte bezplatné hodnocení a zjistěte, který balíček je pro vaši firmu vhodný.
Zahájit bezplatné hodnocení
Průvodce Annex III →
Příbuzné průvodce
- Article 4: požadavky na gramotnost v AI
- Annex III: Průvodce AI s vysokým rizikem
- Úplný kontrolní seznam souladu s Nařízením EU o AI
- Klíčové termíny souladu
- Oficiální regulační zdroje
- Nařízení EU o AI pro malé podniky — úplný průvodce
Tento průvodce slouží pouze pro informační účely a nepředstavuje právní poradenství.